Financial Reporting and Management Reporting Systems

SISTEM BUKU BESAR UMUM, PELAPORAN KEUANGAN, DAN PELAPORAN MANAJEMEN.
SKEMA PENGODEAN DATA
Pengodean sangat penting untuk bagian GLS  dari sistem GLS/FRS, yang merupakan titik dimana semua subsistem  SIA berkumpul bersama. Dapat dikatakan bahwa semua subsistem terhubung melalui arus informasi  ke GSL. Seperti jari-jari roda yang dihubungkan ke pusat roda.
Untuk menjalankan bisnis, suatu perusahaan harus mengorganisasikan arus-arus ini secara efektif. Tanpa adanya metode untuk mengidenfikasi dan menyalurkan transaksi dan informasi akun, komunikasi vital di antara subsistem SIA akan kacau dan tidak dapat di atur. Pengodean data menyediakan metode untuk mengatasi masalah ini, dan GLS adalah tempat yang logis yntuk memperkenalkan pengodean dan menunjukkan kemampuannya untuk dapat diaplikasikan pada seluruh SIA.

Sistem Tanpa Kode
Perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini  merupakan dasar untuk pengklasifikasian akun data dan transaksi. Misalnya, file piutang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama yang sama dan alamat yang serupa. Untuk memproses transaksi dengan akurat atas akun-akun yang benar, perusahaan harus mampu membedakan antara akun yang satu dengan akun yang lain. Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item yang mirip bertambah banyak.
Sistem dengan Kode
Dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam setiap akun mampu menyelesaikan atau setidaknya meminimalisasikan masalah-masalah dalam kesalahan pencatatan. Sistem perkodean bukan berarti bahwa informasi terperinci tentang persediaan dan pemasok tidak penting bagi perusahaan. Hal terperinci ini akan disimpan dalam file referensi.
Beberapa kegunaan umum dari kode dalam SIA adalah:
1.       Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak, akan berantakan.
2.       Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses.
3.       Mengidenfikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4.       Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

IS Function of General Ledger System

Sistem buku besar harus melakukan :
A.    Mengumpulkan data transaksi dengan cepat dan akurat.
B.    Mengklasifikasikan/kode data dan rekening.
C.    Pengumpulan validasi transaksi / mempertahankan pengendalian akuntansi    (misalnya debet = kredit).
D.   Proses transaksi data :
a.     Memposting transaksi ke rekening yang tepat.
b.    Memperbarui rekening buku besar dan file transaksi.
c.     Mencatat penyesuaian ke rekening
E.     Penjualan transaksi data.
F.     Menghasilkan laporan keuangan tepat waktu.

Relationship of GLS to Other Information Subsystems

Ø  GLS Database

1.       Buku besar master file

             FRS pokok file berdasarkan bagan akun

2.       File sejarah buku besar

             digunakan untuk mendukungan keuangan komparatif

3.       Jurnal berkas voucher

             semua voucher jurnal periode berjalan

4.       Jurnal berkas sejarah voucher

            voucher jurnal periode masa lalu untuk audit trail

5.       File pusat pertanggungjawaban

            data keuangan oleh pusat tanggung jawab MRS

6.       Anggaran master file

           anggaran data dengan pusat-pusat tanggung jawab MRS

General Ledger System Database

§  General ledger master file

§  Pokok file FRS berdasarkan bagan akun

§  General ledger history file

§  Digunakan untuk dukungan keuangan komparatif

§  Journal voucher file

§  Kartu jurnal periode berjalan

§  Journal voucher history file

§  Kartu jurnal periode masa lalu untuk menarik audit

§  Responsibility center file

§  Data keuangan oleh pusat pertanggungjawaban MRS

§  Budget master file

§  Data anggaran oleh pusat pertanggungjawaban MRS

Laporan GLS

§  Analisa General Ledger:

§  Daftar transaksi

§  Alokasi biaya untuk biaya pusat

§  Perbandingan rekening saldo dari periode sebelumnya

§  Pemeriksaan saldo

§  Laporan Keuangan:

§  Neraca saldo

§  Laporan Laba Rugi

§  Laporan arus kas

§  Laporan Managerial:

§  Pemeriksaan penjualan

§  Pemeriksaan kas

§  Pemeriksaan piutang

§  Bagan rekening: Daftar kode rekening

Potential Risks in the GL/FRS

§  Jurnal belum tentu siap

§  Jurnal belum dikirim

§  Debit tidak sama dengan kredit

§  Tambahan tidak sama dengan akun pengendalian G/L

§  Akses yang tidak pantas untuk G/L

§  Data hilang atau rusak

§  Saldo rekening yang salah karena kartu jurnal yang tidak sah atau benar

GL/FRS Control Issues

1.    Otosisasi transaksi – kartu jurnal harus diotorisasi dengan manager di departemen sumber.

1.    Pemisahan tugas – pegawai tidak harus :

1. Memiliki tanggung jawab terhadap pencatatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu

1. Menyiapkan kartu jurnal

1. Mempunyai penitipan aset fisik

1.    Pengendalian akses:

1. Akses yang tidak sah ke G/L dapat menimbulkan kesalahan, penipuan dan keliru  dalam laporan keuangan

1. Sarbanes-Oxley membutuhkan pengendalian yang membatasi akses database untuk individu yang hanya berwenang

1.     Catatan akuntansi – jejak sumber dokumen dari awal atas laporan keuangan dan sebaliknya.

1.    Verifikasi independen  – Jurnal umum departemen mendamaikan voucher jurnal dan ringkasan. 

1.   Dua laporan operasional penting yang digunakan :

1.    Daftar journal voucher – rincian tiap kartu jurnal diposting ke jurnal umum.

1.    Laporan perubahan buku besar – efek dari posting journal voucher di akun jurnal    umum

Ø  The Role of the Journal Voucher

·         Sistem GL Batch

-          Aplikasi pengolahan transaksi meringkas dan transaksi capture di voucher jurnal mana mereka ditahan, review, dan kemudian diposting ke GL tersebut.

-          Voucher jurnal adalah kewenangan dan sumber posting GL.

·         Sistem GL Real-Time

-          Setiap transaksi diposting langsung ke buku besar dan voucher jurnal dibuat bersamaan.

-          Voucher jurnal dalam sistem ini tidak mengizinkan entri GL. Sebaliknya, ia menyediakan sebuah posting referensi dan audit trail, menghubungkan akun Ringkasan GL transaksi.

Ø  HTML Reports

·         Banyak perusahaan memposting laporan keuangan di situs Web mereka menggunakan HTML

-          Hyper Text Markup Language

·         Laporan HTML tidak dapat dengan mudah diproses melalui otomatisasi TI.

·         Solusinya adalah XBRL

-          Sebuah turunan dari XML

Ø  XML: eXtensible Markup Language

·         XML adalah meta-bahasa untuk menggambarkan bahasa markup.

·         Extensible berarti bahwa setiap bahasa markup dapat dibuat dengan menggunakan XML.

-          termasuk penciptaan bahasa markup mampu menyimpan data dalam bentuk relasional, di mana tag (format perintah) dipetakan ke nilai data

-          dapat digunakan untuk memodelkan struktur data database internal organisasi

Ø  HTML and XML Documents

Ø  XBRL: eXtensible Business Reporting Language

·         XBRL adalah bahasa berbasis XML untuk standardisasi metode untuk mempersiapkan, penerbitan, dan bertukar informasi keuangan, misalnya, laporan keuangan.

·         Taksonomi XBRL skema klasifikasi.

·         keuntungan:

-          Menawarkan bisnis diperluas informasi keuangan untuk semua pihak yang berkepentingan hampir seketika.

-          Perusahaan yang menggunakan teknologi database XBRL dapat lebih mempercepat proses pelaporan.

-          Konsumen mengimpor dokumen XBRL ke database internal dan alat analisis untuk sangat memudahkan proses pengambilan keputusan mereka.

Ø  Implications for Accounting

·         Audit implikasi untuk XBRL

-          penciptaan taksonomi: hasil taksonomi yang salah dalam pemetaan valid yang dapat menyebabkan keliru bahan data keuangan

-          validasi dokumen misalnya: memastikan bahwa taksonomi yang tepat dan tag telah diterapkan

-          mengaudit lingkup dan jangka waktu: dampak pada tanggung jawab auditor sebagai konsekuensi dari distribusi real-time dari laporan keuangan

Ø  XBRL Reporting: Current State

·         Mungkin menjadi sarana utama untuk menyampaikan laporan bisnis untuk investor dan regulator

·         Sudah diperlukan untuk

-          US laporan panggilan perbankan (FDIC)

-          Komite Pengawas Perbankan Eropa

-          HMRC Inggris (setara dengan IRS)

-          Penyebaran SEC diluncurkan pada 2010 secara bertahap, dengan pelapor terbesar terjadi pertama.

Ø  Controlling the GL/FRS

·         Potensi risiko ke FRS termasuk

1.       Cacat audit trail

2.       Akses tidak sah ke buku besar

3.       Rekening GL yang tidak seimbang dengan akun subsider

4.       Saldo rekening GL tidak benar karena voucher jurnal yang tidak sah / tidak benar

·         Risiko ini dapat mengakibatkan laporan keuangan salah saji

Ø  COSO Control Issues

·         Otorisasi transaksi

-          Sistem voucher jurnal

·         Pemisahan tugas

-          Akses ke rekening GL tidak harus dikombinasikan dengan tanggung jawab pencatatan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu, persiapan voucher jurnal atau tahanan aset fisik

·         Kontrol akses

-          SOX diperlukan kontrol untuk membatasi akses hanya ke individu yang berwenang

·         Rekaman akuntansi

-          Jejak audit ini penting untuk pencegahan dan koreksi kesalahan

·         Verifikasi independen

-          Daftar voucher jurnal

-          Laporan perubahan buku besar

Ø  COSO Control Issues: IT

Kontrol Aplikasi IT

·         Kontrol Input / Proses / Output melayani tujuan yang sama dalam GLS seperti dalam aplikasi pemrosesan transaksi

·         Otomatis posting langsung ke GL layak mendapat perhatian khusus karena ini rekonsiliasi manusia memotong dan jurnal voucher ulasan.

-          Risiko kesalahan logika aplikasi sistematis.

-          Integritas aplikasi harus dipastikan melalui sistem yang efektif perubahan pembangunan / program.

Ø  Management Reporting Systems

·         Menghasilkan informasi keuangan dan non keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk rencana, mengevaluasi, kontrol

·         Biasanya dilihat sebagai pelaporan diskresioner

·         Bisa membantah bahwa Sarbanes-Oxley membutuhkan MRS

-          MRS menyediakan sarana formal untuk memantau pengendalian internal

Ø  Factors That Influence MRS Design

·         prinsip manajemen

·         Fungsi manajemen, tingkat, dan jenis keputusan

·         struktur masalah

·         Jenis laporan manajemen

·         akuntansi pertanggungjawaban

·         pertimbangan perilaku

Ø  Management Principles

·         Formalisasi tugas:

-          struktur perusahaan sekitar tugas yang dilakukan daripada skill unique individu

-          memungkinkan spesifikasi informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tugas-tugas

·         Tanggung jawab dan wewenang:

-          tanggung jawab - kewajiban untuk mencapai hasil yang diinginkan

-          otoritas - kekuasaan untuk membuat keputusan dalam batas-batas tanggung jawab

-          didelegasikan oleh manajer kepada bawahan

-          mendefinisikan saluran pelaporan vertikal melalui mana informasi mengalir

·         Rentang kendali:

-          jumlah bawahan langsung di bawah kendali manajer

-          laporan rinci untuk manajer dengan rentang kendali yang sempit

-          Informasi dirangkum untuk manajer dengan rentang yang luas dari pengendalian

·         Manajemen dengan pengecualian:

-          Manajer harus membatasi perhatian mereka ke daerah-daerah potensi masalah.

-          Laporan harus fokus pada perubahan faktor kunci yang gejala dari masalah potensial.

Ø  Management Function, Level, and Decision Type

·         Keputusan perencanaan strategis:

-          tujuan dan sasaran perusahaan

-          Ruang lingkup kegiatan usaha

-          struktur organisasi

-          filosofi manajemen

-          jangka panjang, dengan ruang lingkup yang luas dan dampak

-          non-berulang, dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi

-          membutuhkan informasi yang sangat diringkas

-          membutuhkan sumber informasi eksternal & internal

·         Keputusan perencanaan taktis:

-          bawahan keputusan strategis

-          jangka pendek

-          tujuan khusus

-          kambuh sering

-          hasil cukup yakin

-          dampak terbatas pada perusahaan

·         Keputusan kontrol manajemen:

-          menggunakan sumber daya yang produktif mungkin dalam semua bidang fungsional

-          mengevaluasi kinerja bawahan terhadap standar

·         Mengukur kinerja sulit karena keputusan suara dengan keuntungan jangka panjang dapat berdampak negatif jangka pendek bawah jangka line.

·         Keputusan pengendalian operasional:

-          berurusan dengan tugas-tugas rutin

-          Fokus sempit, tergantung pada rincian

-          sangat terstruktur

-          jangka waktu yang singkat

·         Tiga elemen dasar atau langkah-langkah:

-          menetapkan standar dicapai

-          mengevaluasi kinerja

-          mengambil tindakan korektif

Ø  Classification of Decision Types 

by Decision Characteristics

Ø  Problem Structure

·         Mencerminkan dan mempengaruhi seberapa baik para pengambil keputusan memahami dan memecahkan masalah

·         Elemen struktur masalah:

-          data

-          prosedur

-          tujuan

Ø  Management Reports

·         Tujuan laporan - laporan harus memiliki nilai atau informasi konten

·         Mereka harus

-          mengurangi tingkat ketidakpastian yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi pengambil keputusan

-          mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif

Ø  Report Attributes

·         Relevansi - berguna untuk pengambilan keputusan

·         Summarization - tingkat yang sesuai detail

·         Orientasi pengecualian - mengidentifikasi risiko

·         Akurasi - bebas dari kesalahan bahan

·         Kelengkapan - informasi penting

·         Ketepatan waktu - waktu untuk keputusan

·         Keringkasan - format dimengerti

Ø  Types of Management Reports

·         Laporan diprogram:

-          laporan terjadwal - diproduksi pada selang waktu tertentu, misalnya, mingguan

-          laporan on-demand - dipicu oleh peristiwa, misalnya, tingkat persediaan turun ke tingkat tertentu

·         Laporan ad hoc:

-          dirancang dan dibuat  sebagai dibutuhkan

-          situasi timbul yang membutuhkan informasi baru

Ø  Responsibility Accounting

·         Menyiratkan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat ditelusuri ke manajer individu

·         Menggabungkan prinsip dasar bahwa manajer tanggung jawab-daerah bertanggung jawab untuk item yang mereka kontrol

Ø  Setting Financial Goals: Budgeting

·         Penganggaran membantu manajemen mencapai tujuan keuangan dengan menetapkan tujuan yang terukur untuk setiap segmen organisasi.

·         Informasi anggaran mengalir ke bawah dan menjadi semakin rinci pada setiap tingkat yang lebih rendah.

·         Informasi kinerja mengalir ke atas laporan tanggung jawab.

Ø  Responsibility Centers

·         Pusat biaya - bertanggung jawab untuk menjaga biaya dalam batas anggaran

·         Profit center - bertanggung jawab untuk kedua pengendalian biaya dan pendapatan generasi

·         Pusat investasi - memiliki wewenang untuk membuat berbagai keputusan yang mempengaruhi biaya, pendapatan, dan investasi dalam aset

Ø  Behavioral Considerations: 

Goal Congruence

·         MRS dan skema kompensasi membantu untuk tepat menetapkan wewenang dan tanggung jawab.

·         Jika langkah-langkah kompensasi tidak dirancang dengan hati-hati, manajer mungkin terlibat dalam tindakan tidak optimal bagi organisasi.

-          Short-term v. long-term measures

·          Terjadi ketika manajer menerima informasi lebih dari yang mereka dapat mengasimilasi.

·         Dapat menyebabkan manajer untuk mengabaikan informasi formal dan informal yang mengandalkan-mungkin lebih rendah-isyarat ketika membuat keputusan.

Ø  Behavioral Considerations: 

Performance Measures

·         Ukuran kinerja yang tepat

-          Merangsang perilaku konsisten dengan tujuan perusahaan.

-          Manajer mempertimbangkan semua aspek yang relevan, bukan hanya satu.

·         Contoh tindakan yang tidak pantas:

-          varians harga - dapat mempengaruhi kualitas barang yang dibeli

-          Kuota - dapat mempengaruhi kontrol kualitas, efisiensi pemakaian bahan, hubungan kerja, pemeliharaan tanaman

-          Tindakan keuntungan - dapat mempengaruhi investasi pabrik, pelatihan karyawan, tingkat cadangan persediaan, kepuasan pelanggan

1.